Realty CRM — Tổng quan

Realty CRM là phần mềm quản trị bán hàng dành cho chủ đầu tư bất động sản — chạy trọn vòng đời từ lúc có khách quan tâm cho tới lúc bàn giao nhà và thu hết tiền.

Đây không phải một CRM chung chung gắn thêm vài trường bất động sản. Nó dựng theo đúng cách chủ đầu tư Việt Nam vận hành: giữ chỗ, ráp căn, đặt cọc, chính sách bán hàng theo đợt mở bán, tiến độ thanh toán theo đợt, hoa hồng sàn F1, phụ lục hợp đồng, bàn giao nhà và bàn giao giấy chứng nhận.

Nguyên tắc cốt lõi — rổ hàng là gốc. Mỗi sản phẩm có một trạng thái duy nhất tại một thời điểm, và mọi nghiệp vụ đều tác động lên trạng thái đó: giữ chỗ khoá căn lại, đặt cọc chuyển trạng thái, hợp đồng chốt. Không có chuyện hai nhân viên cùng bán một căn.

Vòng đời bán hàng

Khách quan tâm  →  Tham quan  →  Giữ chỗ  →  Đăng ký mua  →  Ráp căn
      →  Đặt cọc  →  Hợp đồng  →  Thu tiền theo đợt  →  Bàn giao nhà  →  Bàn giao GCN

Mỗi chặng là một chứng từ có trạng thái và vết ghi riêng, nối thẳng vào chặng sau — không nhập lại dữ liệu, không đối chiếu tay giữa các file rời.

Bảy khu vực chức năng

Danh mục & rổ hàng

Dự án · Phân khu · Toà · Tầng · Sản phẩm · Loại sản phẩm. Cây bốn cấp Dự án → Phân khu → Toà → Tầng, sản phẩm treo ở cấp cuối.

Chính sách bán hàng

Bảng giá · Đợt mở bán · Tiến độ thanh toán · Chiết khấu · Khuyến mại · Hỗ trợ lãi suất · Cam kết cho thuê · Chính sách hoa hồng.

Marketing

Chiến dịch có ngân sách và chi phí thực · Khách hàng tiềm năng · Tham quan (điểm danh bằng QR) · Kịch bản nuôi dưỡng · Báo cáo phễu tiền.

Bán hàng

Giỏ hàng trực quan (Direct Sale) · Giữ chỗ · Đăng ký mua · Ráp căn · Đặt cọc · Chuyển người đứng tên cọc · Huỷ cọc · Thanh lý cọc.

Hợp đồng

Hợp đồng mua bán · Năm loại phụ lục · Chuyển nhượng · Thế chấp vay ngân hàng · Chấm dứt giữa chừng · Thanh lý khi hoàn thành.

Thu tiền

Phiếu thu · Hoàn tiền · Thanh toán trả trước · Chuyển tiền · Theo dõi trễ hạn · Thông báo thanh toán và nhắc nợ · Nhật ký liên hệ đòi nợ.

Khu vực thứ bảy — Chi phí bán hàng — gom hoa hồng, chi phí marketing, quà tặng hiện vật, hỗ trợ lãi suất và cam kết cho thuê vào một sổ duy nhất, để trả lời câu hỏi bán một căn tốn bao nhiêu.

Bốn chỗ khác với một CRM có thêm trường dự án

1. Quy công marketing chạy tới tận tiền cọc

Hầu hết hệ thống dừng ở câu “chiến dịch này ra bao nhiêu lead”. Ở đây nguồn và chiến dịch được chụp cứng lên phiếu giữ chỗ, phiếu cọc và hợp đồng, nên trả lời được câu đắt hơn nhiều: một đồng quảng cáo đẻ ra bao nhiêu đồng tiền cọc.

Quy tắc quy công: nguồn lấy theo lần chạm đầu tiên, chiến dịch lấy theo lần chạm cuối, cửa sổ quy công cấu hình được. Giá trị đã chụp thì khoá lại, chiến dịch sửa về sau không làm lệch số cũ.

2. Hoa hồng có thu hồi

Khách huỷ cọc sau khi đã chi hoa hồng cho sàn thì phải lấy lại. Chưa chi thì huỷ dòng; đã chi thì sinh dòng âm để trừ vào kỳ sau, không sửa ngược bảng kê đã gửi cho sàn. Đây là chỗ hầu hết hệ thống bỏ qua, và cũng là lý do kế toán tin được con số.

Hoa hồng hỗ trợ bậc thang theo số căn hoặc doanh số, chia theo mốc chi (khi cọc / khi ký / khi bàn giao), và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân với môi giới là cá nhân.

3. Chi phí bán hàng tách nghĩa vụ tương lai

Hỗ trợ lãi suất và cam kết cho thuê là tiền sẽ phải trả trong nhiều năm, không phải tiền đã chi. Gộp chung thì tỉ lệ chi phí trên doanh thu tăng gần gấp đôi — nhìn như doanh nghiệp sắp sập trong khi tiền còn chưa ra khỏi túi. Ở đây hai thứ nằm riêng, và tách bằng thị giác chứ không chỉ bằng nhãn.

Ngược lại, chiết khấu không nằm trong chi phí bán hàng — đó là giảm trừ doanh thu. Kéo vào sẽ đếm hai lần.

4. Mặt bằng vẽ bằng AI, bấm được từng căn

Tải ảnh mặt bằng lên, hệ thống tự dò từng ô và map sang sản phẩm trong rổ. Bấm vào một căn trên bản vẽ là ra tình trạng bán, giá và khách đang giữ chỗ — thay cho việc dò tên căn trong một bảng vài trăm dòng. Áp dụng được ở ba mức: toàn dự án, phân khu, và từng toà.

Năm màn hình điều hành

Mỗi màn hình dựng cho một người, quanh một câu hỏi mà người đó phải trả lời mỗi tuần.

Màn hình	Trả lời câu
Giám đốc Kinh doanh	Bán được bao nhiêu, còn hàng gì, đội nào mạnh?
Giám đốc Marketing	Tiền quảng cáo đẻ ra lead và tiền cọc thế nào?
Giám đốc Chăm sóc khách hàng	Khách sau khi ký thì đang ra sao?
Thu tiền	Hôm nay phải gọi ai đòi tiền?
Chi phí bán hàng	Bán một căn tốn bao nhiêu, kênh nào rẻ hơn?

Bốn màn hình đầu là màn hình đọc rồi đóng cho người ra quyết định. Riêng màn hình Thu tiền là màn hình làm việc — mở suốt ngày, mỗi dòng thao tác được ngay mà không rời trang.

Nền tảng kỹ thuật

Odoo 19 — chạy được cùng hệ với Realty Project và Realty Living trên một cơ sở dữ liệu, hoặc đứng riêng.
Biểu mẫu Word mail-merge — hợp đồng, phụ lục, thông báo sinh từ mẫu Word do doanh nghiệp tự quản, giữ nguyên thể thức pháp lý.
Đối soát ngân hàng — sổ đệm giao dịch nguồn-bất-khả-tri, khớp tiền về với đợt thanh toán.

Bắt đầu từ đâu

Đọc theo thứ tự sau nếu anh/chị mới tiếp cận hệ thống:

Danh mục & rổ hàng — dựng cây dự án và nạp sản phẩm. Mọi nghiệp vụ sau đều tham chiếu về đây.
Chính sách bán hàng — bảng giá, đợt mở bán, tiến độ thanh toán, chiết khấu và khuyến mại.
Bán hàng — giữ chỗ, ráp căn, đặt cọc.
Hợp đồng và Thu tiền — phần chạy dài nhất trong vòng đời một căn.