Chấm dứt hợp đồng

Menu: Realty CRM → Customer Support → Chấm dứt hợp đồng

1. Chấm dứt là đường không vui

Chấm dứt hợp đồng dùng khi hợp đồng dừng giữa chừng, trước khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ. Đây là nghiệp vụ khác hẳn Thanh lý hợp đồng — thanh lý là khi mọi việc đã xong xuôi.

Đừng nhầm hai cái. Chọn sai thì con số vào sai báo cáo và hoa hồng bị xử lý sai.

2. Năm lý do — bắt buộc chọn

Lý do	Tình huống
Khách hàng yêu cầu	Khách chủ động xin dừng
Vi phạm nghĩa vụ thanh toán	Khách trễ hạn kéo dài, chủ đầu tư đơn phương dừng
Chủ đầu tư chấm dứt	Lý do từ phía chủ đầu tư
Bất khả kháng	Thiên tai, thay đổi pháp luật
Khác

Lý do là trường bắt buộc, và nó không chỉ để thống kê: mức phạt và mức hoàn phụ thuộc trực tiếp vào việc ai là bên gây ra. Khách tự dừng thì thường mất cọc; chủ đầu tư dừng thì thường phải hoàn đủ và bồi thường thêm.

3. Ba con số

Con số	Cách có
Khách đã thanh toán	Tự tổng hợp từ toàn bộ tiền khách đã nộp, đã trừ các phiếu hoàn
Tiền phạt / mất cọc	Nhập tay theo thoả thuận
Hoàn lại khách	Tự tính = Đã thanh toán − Tiền phạt, sửa tay được

Tiền hoàn không bao giờ âm: phạt lớn hơn số đã thu thì để về 0.

Cho phép sửa tay số tiền hoàn là chủ ý — biên bản thanh lý thực tế thường chốt con số tròn khác với công thức, và chứng từ phải khớp với biên bản hai bên đã ký.

4. Chấm dứt làm những gì

1. Chứng từ chuyển sang Hoàn tất
2. Sản phẩm trả về Còn bán — từ Đã giữ chỗ, Đã đặt cọc hoặc Đã ký hợp đồng đều trả về rổ hàng
3. Hoa hồng bị thu hồi tự động — chưa chi thì huỷ dòng, đã chi thì sinh dòng âm trừ vào kỳ sau

Điểm thứ ba đáng chú ý: đây là một trong ít nghiệp vụ có tác động tự động sang tiền hoa hồng của sàn. Không ai phải nhớ báo bộ phận chi phí.

5. Phiếu hoàn tiền phải lập BẰNG TAY

Đây là điều quan trọng nhất của tài liệu này.

Chấm dứt hợp đồng ghi nhận số tiền phải hoàn, nhưng không tự sinh phiếu hoàn tiền. Muốn tiền thật sự ra khỏi quỹ, kế toán phải lập phiếu hoàn tiền bên Collection một cách thủ công.

Nếu bỏ qua bước này, hệ thống sẽ ở trạng thái mâu thuẫn: chứng từ chấm dứt nói đã hoàn 2 tỷ, nhưng sổ thu chi không có khoản chi nào, và con số “khách đã thanh toán” vẫn giữ nguyên vì nó trừ theo phiếu hoàn chứ không theo chứng từ chấm dứt.

Cách làm đúng, theo thứ tự:

1. Lập chứng từ Chấm dứt hợp đồng, chốt số phạt và số hoàn
2. Hoàn tất chứng từ
3. Sang Realty CRM → Collection → Refund, lập phiếu hoàn tiền đúng số đã chốt
4. Xác nhận phiếu hoàn

Đây khác với Thanh lý cọc — nghiệp vụ đó có tự sinh phiếu hoàn. Chấm dứt hợp đồng thì không, vì số tiền thường phải qua thương lượng và phê duyệt nhiều cấp trước khi chi.

6. Số chứng từ

Chứng từ chấm dứt mang số dạng CD/<năm>/<số thứ tự>.